Положення про архів Арцизького районного суду Одеської області

                                                                                                                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                              Наказом керівника апарату

                                                                                                                                              Арцизького районного суду

                                                                                                                                              Одеської області

                                                                                                                                              № 31к-од

                                                                                                                                              від «14» жовтня 2013

 ПОЛОЖЕННЯ

про архів Арцизького районного суду Одеської області

І. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ

1. Відповідно до ЗаконуУкраїни „ Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.93 року зі змінами та доповненнями від13.12.2001 року № 2888-III, для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 06.08.2002 року № 58 зі змінами від 26.04.2007 року № 62, в Арцизькому районному суді Одеської області діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що накопичуються за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архів є самостійною структурною частиною суду,  функції щодо його ведення покладаються на архіваріуса суду (далі - особа, відповідальна за архів).
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів суду, яке розробляється на підставі цього Типового положення.

Положення про архів суду, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради, після чого затверджується головою суду.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло службових обов'язків  архіваріуса суду визначається посадовими інструкціями, функціональними обов’язками,  які затверджує керівник апарату суду.
6. Основними завданнями архіву є:

 - приймання від структурних підрозділів суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

• контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах  суду;
• участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
• ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила), відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;
• проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
• створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
• організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
• підготовка, передавання та транспортування (за рахунок суду) документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
• участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

  - вимагати від працівників та структурних підрозділів суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

• повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
• давати структурним підрозділам суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
• запитувати від структурних підрозділів суду відомості, необхідні для роботи;
• інформувати керівництво організації про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в організації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

- на посаду архіваріуса призначаються особи, які мають повну загальну середню освіту, без вимог до стажу роботи.

Архіваріус призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату суду.

Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами суду визначається головою суду.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є архіваріус суду.

9. До складу документів архіву входять:

 - документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації, та документи з особового складу;

 - науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені  судом або одержані нею на законних підставах;

 - фонди особового походження працівників суду,  які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

• документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

 - довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

  Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів суду до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

  Науково-технічна документація передається до архіву суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

  Аудіовізуальні документи передаються до архіву суду одразу після завершення їх виробництва.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві  суду:

 - для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;

- для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;

 - для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;

 - для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;

 - для науково-технічної документації - 25 років;

 - для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;

• для електронних документів - 3 роки.

12. Взаємодія архіву суду з іншими підрозділами суду. Відповідальність архіваріуса суду.

 Порядок взаємодії архіву суду з іншими структурними підрозділами суду визначається Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду та іншими нормативними документами.

Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням, щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, порушенню прав і законних інтересів громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.

СХВАЛЕНО                                                                                    ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК Арцизького                                                                 Протокол ЕПК

районного суду                                                                               Державного архіву   

Одеської області                                                                              Одеської області

№ 1 від 16.01.2015 р.                                                                      ____________№_____